Telefonszámunk: 1-472-0679

Szerkesztés

Adatok másolása szűrt táblázatba

Gyakran látom a különböző Excel fórumokon azt a kérdést, hogy hogyan lehet adatokat beilleszteni egy olyan táblázatba, amelynek vannak elrejtett sorai? Ez leginkább szűrés alkalmával fordul elő. Tehát azt szeretnénk, hogy a szűrt táblázat egyik oszlopának egy kijelölt tartományába, egy másik tartományból másolhassunk adatokat.

A forrás és a céltartomány ugyanabban a táblázatban van

Sajnos erre a kérdésre nem is olyan egyszerű a válasz (de legalább van), mert az Excel nem igazán van felkészítve ilyesmi feladatra. Nézzük mi történik akkor, ha megpróbáljuk a szokásos beillesztést (CP=Copy-Paste)

  1. Szűrjük a táblát
  2. Kijelöljük a másolandó tartományt ->Másolás(Ctrl+C) Ezt tehetjük a szokásos módon, vagy a speciális kijelölés->Csak a látható cellák (Visible cells only)
  3. Kijelöljük a céltartományt (lényeges, hogy mérete megegyezzen a forráséval)
  4. Beillesztés (Ctrl+V)

Az eredmény

hiba1

Ugyanezt az üzenetet kapjuk akkor is, ha megpróbáljuk átvontatni a forrástartományt a céltartományra. Ha nem jelöljük előre ki a céltartományt, csak az első celláját, akkor pedig az történik, hogy a beillesztés a nem látható (szűrt) cellákba is megtörténik. ezt pedig semmiképpen nem szeretnénk.

hiba2

A megoldás

Szűrt állapotban a céltartomány celláiból át kell hivatkozni a forrástartomány celláira, majd érték beillesztéssel megszüntetni  a képletet. Ez csak akkor működik biztonságosan, ha ugyanabban a táblázatban van a két tartomány, és így biztosított, hogy közösek az elrejtett sorok.

megoldas

A forrás és céltartomány különböző táblázatban van

Ebben az esetben az sem biztos, hogy a forrás tartomány is szűrt, de ha igen, az valószínűtlen, hogy ugyanazok a sorok lesznek rejtettek, mint a céltartomány esetén. Erre a helyzetre az Excel felület nem kínál megoldást, tehát makrót (VBA kódot) kell készíteni. Ebben első lépésként meg kell vizsgálni, hogy a forrás és a céltartomány látható (nem szűrt) sorainak (és oszlopainak)  száma megegyezik-e, majd soronként másolhatunk úgy, hogy a céltartományban csak a látható sorokba illesztjük a forrás tartomány aktuális látható sorát. A Videóban látható mindez kicsit bővebben.

Következő rész: A makrós megoldás

Letölthető munkafüzet: beillesztes-szurt-tartomanyba

  • Nézzük, hogy lehet adatokat másolni csak a látható cellákba

Tovább...

Adott értéket tartalmazó sorok törlése

Ha egy táblázatban különböző oszlopokban többször is előforduló értéket keresünk, és az adott sorokat törölni szeretnénk akkor a következő, egyszerű eljárást használhatjuk:

  • Jelöljük ki a táblázatot vagy tartományt (Ctrl+A)
  • Keressük meg az adott érték (Ctrl+F), és a keresési párbeszédben gyűjtsük ki az összes találatot (Find All / Listába mind)
  • Zárjuk be a párbeszédablakot. A megtalált értékek kijelölve maradnak.
  • Ctrl + – (kötőjel vagy mínusz jel), ez előhozza a cella törlése párbeszédet
  • Egész sorok törlése
    Teljes-sor-torles

Ha adattáblává alakítjuk a tartományunkat, akkor a “Ctrl + -” parancs azonnal teljes sorokat töröl!

Ezt a módszert akkor is alkalmazhatjuk, ha a keresett cellában speciális érték van, pl. hibaüzenet, vagy képlet, esetleg feltételes formázás vagy beviteli szabály. De ugyanígy törölhetjük az üres cellákat tartalmazó sorokat is.

Ha csak egy oszlopban kellene keresnünk, akkor az autoszűrővel leszűrve és a kapott sorokat törölve is célt érhetünk, bár ez a módszer ebben az esetben is gyorsabb, illetve a keresés funkció miatt kicsit rugalmasabb, mivel nem csak pontos egyezésre tudunk keresni.

Ha pedig a keresendő cellák különböző oszlopokban is előfordulhatnak, akkor mindenképpen ez a nyerő.

A Video-ban mindez működés közben is látható

  • Sorok törlése cellatartalom szerint

Tovább...

Hibaüzenetek lecserélése – Hibakezelés

Ha adott egy olyan Excel tábla, amelyben a képletek hibaüzeneteket adnak vissza, felmerülhet az igény a hibaüzenetek megváltoztatására, törlésére.

Ezzel kapcsolatban már volt egy korábbi anyag, amelyben az IFERROR (HAHIBA) függvényt mutattuk be, ami pont erre való. De mit tehetünk akkor, ha már adott a hibákat tartalmazó táblázat, és a képletekhez nem nyúlhatunk?

Segéd oszlopban, külön képlettel vizsgáljuk a hibát, és ha fennáll, egyéb értéket adunk, különben megtartjuk az eredeti eredményt. A képen látható példában a hibaüzenetet nullára cseréljük.

A képlet angol verzióhoz

=IF(ISERROR(B2);0;B2)

A képet magyar verzióhoz

=HA(HIBÁS(B2);0;B2)

Ezt a megoldást akkor érdemes használni, ha a tráblázathoz új sorok is adódhatnak, és a hibakezelés képletet csak le kell húzni és kész.

Hibaüzenetek cseréje speciális kijelöléssel

  1. Válasszuk a speciális (irányított) kijelölést: F5->Special… (Irányított…)
  2. Jelöljük be azt, hogy képleteket, azon belül hibákat keresünk. Ez kijelöli az összes hibaüzenetet, ezek közül az elsőben lesz az aktív cella
  3. Gépeljük be azt az értéket, amit a hibák helyett látni szeretnénk, pl.: nulla
  4. Ctrl+ENTER-rel zárjuk le, ami az össze kijelölt cellába ugyanazt az értéket viszi be.

Mindez animációban

Tovább...

Szövegként tárolt számok átalakítása igazi számmá

Gyakran előfordul, hogy a vállalatirányítási rendszer valamely eszközétől lehúzott Excel formátumú riport bizonyos oszlopokat nem a megfelelő formában adja. Leggyakrabban a dátumokkal és a számértékekkel szokott probléma lenni.

Ilyenkor kezdődik a harc, kisebb háború, hogy több-kevesebb munkával helyreigazítsuk a dolgokat. Bevetünk az Excel által kínált eszközöket, de sokszor dátum vagy szövegkezelő függvényekre van szükségünk.

Ebben az anyagban arra a problémára adunk több megoldást, amikor egy oszlopban számokat látunk ugyan, de az Excel azokat szövegként értelmezi. Szerencsés esetben az ilyen cellák bal felső sarkában figyelmeztetésképpen egy zöld háromszöget látunk, és ha rákattintunk akkor megjelenik egy sárga, figyelmeztető rombusz egy felkiáltójellel. Ha erre rámozgatjuk az egeret, megtudhatjuk, hogy az Excelnek mi a problémája, mire figyelmeztet bennünket. A most leírt esetben valami hasonlót látunk:

A felugró buborékban arra figyelmeztet minket, hogy szövegként tárolt szám van a cellában, vagy olyan szám, ami előtt egy aposztrof (felső vessző) van.

Lehetséges megoldások

  • Kijelöljük az érintett cellákat (legtöbbször teljes oszlop) fejléc nélkül, majd lenyitjuk a rombusz melletti nyilat, és választjuk az “Átalakítás számmá” parancsot. Ezt csak akkor tudjuk megtenni, ha vannak zöld háromszögek, ami koránt sem biztos.
  • Vágólap művelettel hozzáadunk nullát vagy megszorozzuk eggyel.
  • Alkalmazzuk a “Szövegből oszlopok (Text to Coluns) parancsot
  • Egy segédoszlopban a VALUE() (ÉRTÉK) függvényt használjuk

A felsorolt módszereket működés közben is megtekintheti a Videóban.

Ha egyik fenti megoldás sem segít, akkor valami érdekes probléma lehet, ami egyedi vizsgálatot igényel.

  • Szöveges számok átalakítása számmá - 4 féleképpen

Tovább...

Másolás-Beillesztési ügyeskedés billentyűzettel Excel 2010-től

A tartományok másolására és mozgatására szolgáló eszközt mindenki ismeri az Excelben. használhatjuk mutatóeszközzel az erre szolgáló ikonokat, és ott van a három legismertebb gyorsbillentyű:

  • Ctrl+C – Másolás
  • Ctrl+X – Kivágás
  • Ctrl+V – Beillesztés

A hatékony használat szempontjából talán az alapján érdemes dönteni, hogy mikor, melyik módszert használjuk, hogy éppen mi van a kezünk ügyében. Vagy esetleg melyik a gyorsabb módszer.

Speciális beillesztések

Itt az “old style” módszerrel a “Paste Special” (“Irányított beillesztés”) funkciót választhattuk, vagy néhány speciális beillesztési lehetőség volt a beillesztő gomb legördülő menüjében.

Excel 2003  Excel 2007 Excel 2010
     

A beillesztési segéd

A beillesztési segéd az az eszköz, ami a sima, Ctrl+V beillesztés után a beillesztett tartomány jobb alsó sarkában megjelenik.

A beillesztett tartomány jobb alsó sarkában eddig is megjelent a beillesztési segéd, de csak egérrel lehetett kezelni. Az Excel 2010-től azonban a Ctrl billentyűvel le tudjuk nyitni, és további egy billentyűvel kiválaszthatjuk  a kívánt parancsot.

Jobb klikkes kombináció

Ha pedig a beillesztést úgy csináljuk, hogy a helyén előbb jobb klikkelünk, akkor szintén egy betűvel kiválaszthatjuk  a kívánt speciális beillesztést.

A Videoban röviden meg is lehet tekinteni az eszköz használatát.

  • Speciális beillesztés billentyűzettel Excel 2010-ben

Tovább...

Csak a látható cellák (sorok vagy oszlopok) másolása

Ha sorokat vagy oszlopokat rejtünk el az Excellel, majd a megmaradt tartományt át szeretnénk másolni valahová, akkor meglepődve tapasztalhatjuk, hogy átviszi az elrejtett cellákat is. Ha belegondolunk, akkor ez valahol jogos, hiszen amikor kijelöljük az egész megmaradt tartományt, akkor ott vannak a nem látható cellák is, valahol a kijelölésben.

Érdekes azonban, hogy ha autoszűrővel rejtünk el sorokat, akkor az átmásolás tökéletesen működik, és csak a szűrt sorokat másolja át.

A következő videóban megmutatjuk, hogyan lehet rávenni az Excelt arra, hogy az elrejtett részeket zárja ki a kijelölésből.

  • Elrejtett sorok kizárása a másolásból

Tovább...

Képlet szerkesztése közben használható billentyűkombinációk

Excel képleteink szerkesztésével sok időt töltünk, hiszen ezeken múlik a siker. Hogyan tudnánk egy kicsit felpörgetni a képletek szerkesztését? Nézzünk néhány lehetőséget:

Függvényvarázsló gyors elérése

Meggyőződésem, hogy leginkább olyan függvényeket használunk, aminek tudjuk  a nevét. ha ez igaz, akkor a szóban forgó függvény varázslóját a leggyorsabban úgy érjük él, hogy

  1. =függvénynév
  2. Ctrl+A

Címzés típus változtatása

Abszolút, relatív és vegyes címzés között váltogathatunk az F4 billentyűvel. A képlet szerkesztése közben rákattintunk a forrás cellára, és azonnal használhatjuk az F4 billentyűt.

Hosszabb tartomány bevitele argumentumként

Ha olyan függvényt használunk, aminek egy vagy több argumentuma egy összefüggő tartomány, akkor a képlet szerkesztése közben (kézi vagy varázslós) a tartományt bevihetjük így:

  1. Első cellára kattintunk
  2. Ctrl+Shift+nyíl

A nyíl abba az irányba mutasson, amerre a tartomány vége van. Természetesen ez csak teljesen összefüggő, azaz kitöltött tartományra lesz jó.

Visszatérés az aktív cellához

Ha képletszerkesztés közben például egy hosszabb tartomány kijelölése közben az aktív (éppen szerkesztett) cella eltűnik a szemünk elől, akkor gyorsan visszatérhetünk hozzá a Ctrl+BackSpace kombinációval.

Hozzá kel tenni, hogy ez akkor is működik, ha éppen nem szerkesztjük a cellát, csak rákattintottunk egy cellára, majd elgörgettük nagyobb mértékben az ablakot, és már nem látszik az aktív cella.

Névtartományok beillesztése

Képlet szerkesztés közben ha megnyomjuk az F3 billentyűt, egy párbeszédablakból választhatunk  a létező névtartományok közül. ( A táblázatok és az elnevezett képletek nem jelennek meg)

Képlet vagy egy rész-számítás eredményének előnézete

Miközben állítjuk össze a képletet, vagy mielőtt lezárnánk a szerkesztést, megnézhetjük a teljes képlet, vagy egy részének az  eredményét. Erre az F9 billentyű szolgál. A képlethez visszatérni a visszavonás (Ctrl+Z) kombinációval tudunk.

Ha a képlet több, egymásba ágyazott függvényt vagy külön értelmezhető műveletet tartalmaz, akkor azt a részt kijelölve, megkaphatjuk annak  a résznek az eredményét is. Így ellenőrizhetjük menet közben a képlet részeinek helyességét.

Fontos, hogy ha meg szeretnénk őrizni a képletet, akkor az ellenőrzés után mindenképpen térjünk vissza a Ctrl+Z-vel a képlethez, különben  a kiszámított eredményt értékként fogja tárolni!

Képlet szerkesztése – gyorsbillentyűk – VIDEO

http://youtu.be/Bu7-2i7c0N4

Tovább...

Gyorsabb navigáció sok munkalap esetén

Ha sok munkalap van, akkor azok közül a nevük hosszától függően csak néhányat látunk, és a többit a Ctrl+PgUP/PgDown billentyűkkel érhetjük el, vagy a bal alsó sarokban lévő navigáló gombokkal tudjuk vízszintesen görgetni őket, hogy elérjük a hátrébb lévő, nem látható lapokat is.

Ha ezt a módszert túl lassúnak és körülményesnek tartjuk, próbáljuk ki, hogy az említett navigációs gombok bármelyikén jobb klikket nyomva, egy függőlegesen felnyíló menüben megkapjuk a munkalapok listáját.

Munkalap-navigacio-jobb-klikk

Tovább...

Az univerzális Ctrl-ENTER

Az Excel egyik nagyon hasznos lehetősége a Ctrl-Enter. Több dologra is lehet használni, de végül is ez a több dolog mind ugyanaz, csak különböző szituációkban.

A Ctrl-Enter alapvetően a cellaszerkesztés lezárására való. Abban tér el a sima ENTER-től, hogy a szerkesztés lezárása után a szerkesztett cellán marad a cellakurzor. Tehát hatása ugyanaz, mint a szerkesztőléc bal oldalán a pipa ikon.

A Videóban a Crtl-Enter használatát lehet látni különböző szituációk esetén:

  • Egy cella szerkesztésének lezárása
  • Tartomány feltöltése egyforma adatokkal egy pillanat alatt
  • Képlet másolása formátum nélkül
  • A Ctrl+Enter használata

Tovább...