Telefonszámunk: 1-472-0679

Feltétel-tartomány haladó szűréshez és adatbázis függvényekhez

2013-12-17 - horvimi - Megtekintések száma: 10,443 - Kategória: Adatkezelés - Szűrés
Hivatkozott Excel verzio: Excel 2007 Excel 2010 Excel 2013

Adatlekérdezések és feldolgozás során leggyakrabban valamilyen feltételnek megfelelő adatrekordokkal végzünk műveletet, tehát az eredeti adattáblát feltétel szerint szűkítjük. A feltételt meg kell valahogy adni vagy fogalmazni.

A cikksorozat tagjai

Feltétel  vagy szűrőtartományok

Most a feltételtartomány fogalmát és gyakorlati példáit nézzük meg. Ez az alapelv aztán visszaköszön az MS QUERY vagy az ACCESS lekérdező varázslójában.

Tehát van egy adattáblánk

Alaptabla

Ehhez a táblához szeretnénk szűrőfeltételeket létrehozni. A legegyszerűbb szűrés az Autoszűrő lenne, talán mindenki ismeri,most nem térek ki rá. Ott oszloponként állíthatunk szűrési feltételt. Minden további feltétel tovább szűkíti a találati listát, mert az egymás mellett lévő feltételek ÉS kapcsolatba kerülnek, emiatt az eredmény rekordok azok lesznek, amelyek minden beállított feltételnek megfelelek.

Vannak azonban olyan esetek, amelyekhez nem tudunk beállítani az Autoszűrővel egy lépésben feltételt.

Autoszűrő fricska

Szűrjük a Budapesti férfiakat és a Miskolci nőket egy lépésben!

A Település oszlopban még csak beállítom, hogy a Budapestieket meg a Miskolciakat is mutassa, de a Nem oszlopban akkor mit állítsak, hogy a fenti feltétel teljesüljön?

Na, ilyen esetekben szokták két lépésben megoldani a feladatot. Szűrik először az egyik adagot, kimásolják egy új lapra, majd a másikra is szűrnek, és az előző eredmény után másolják.

Nem valami jó, viszont rossz. Legalább is nem optimális.

A megoldás: Kritérium tartomány(Criteria Range)  és irányított szűrő (Advanced Filter)

A kritérium tartomány az alap adattáblától külön lévő kis táblázat, amiben speciális módon meg tudjuk fogalmazni a feltételeket, és ezt a tartományt adjuk paraméterként az Irányított szűrőnek és az összes adatbázis függvénynek.

Az alap feltétel tartományok a táblázat mezőneveiből és a feltételekből állnak. A működése egyszerű. A feltételeket soronként értékeli ki az Excel. Ami egymás mellett van, az ÉS kapcsolatot jelöl, ami egymás alatt van, az pedig VAGY kapcsolatot.

Alap szűrőtartományok. Ezeket Autoszűrővel is lehet

alap-szurok

 

Figyeld meg, hogy a kritériumtartományokban használt fejléc szövegek pontosan megegyeznek az adattábla fejléc szövegeivel. Ha bármelyik eltér, akkor biztosan hibás eredményt fogsz kapni.

Ezért én másolni szoktam őket.

Összetettebb feltételek, amiket autoszűrővel nem lehet

halado-szuro-felteteltartomany

A szöveges feltételeknél nagyon fontos, hogy ha csak így adjuk meg, akkor azokat szűri, amik így kezdődnek. Tehát a szűrés eredményében lesznek Vác mellett a Vácrátótiak vagy Miskolc mellett a Miskolctapolcaiaik is. Ha pontos egyezőséget akarunk, akkor így kell megadni:

=”=Vác”

Helyettesítő (Joker) karakterek használata

Ha ki szeretnénk szűrni azokat az elemeket, amik tartalmaznak egy adott karakter sorozatot, akkor használhatjuk a jól ismert joker karaktereket. (* és ?)

Ha esetleg a szűrendő szövegrészben van csillag vagy kérdőjel, akkor azokat úgy szűrhetjük, hogy elé teszünk egy hullámjelet (tilde)

joker-karakterek

Használat az irányított (speciális) szűrőhöz

iranyitott-szures-menu

Iranyitott-szuro

  • A listatartomány a teljes táblázat fejléccel együtt
  • A szűrőtartomány pedig a külön részben megfogalmazott feltételtartomány lesz
  • Az eredményt lehet az aktuális munkalap más helyére is másolni azonnal.

Használat az adatbázis függvényekhez

Például egy cellába szeretném megtudni a Budapesti férfiak és a Miskolci nők összlétszámát, akkor erre az AB.DARAB2
( DCOUNTA ) függvényt használhatjuk. A NÉV oszlopban számoljuk meg a külön kritériumtartományban megfogalmazottaknak megfelelő sorok számát.

adatbazis-fuggveny

Adatbázis: A teljes táblázat fejléccel

Mező: Az az oszlop, ahol a megszámlálást kell végezni. Megadható sorszámmal, hogy hányadik oszlop vagy a nevével, vagy a fejléc szöveget tartalmazó cella címével.

Kritérium: A feltételtartomány címe

Letölthető gyakorló munkafüzet

iranyitott-szuro-adatbazis-fuggveny-felteteltartomany

Mindez működés közben

  • Feltétel tartományok az Excelben

Vélemény, hozzászólás?